Factura electrónica: en la recta final

La introducción de la e-Facturación en el país ha recibido solo respaldo y argumentos a favor; pero, ¿están listos los contribuyentes para dar el paso?

El proyecto de factura electrónica de la DIAN entró en la fase de implantación. Por estos días se definen los proveedores tecnológicos autorizados que prestarán el servicio a las grandes empresas, y el calendario tributario marca en rojo el “día D”: 1 de enero de 2019. En los 21 meses que restan hasta esa fecha, todos los negocios – de cualquier tamaño – tendrán que adoptar la facturación digital y a partir de entonces no habrá más plazos. Todo aquel que esté obligado a generar facturas, porque recauda IVA o impuesto al consumo, lo hará como se hace hoy en cada vez más países, utilizando las tecnologías de la información.

El impacto de este proyecto es enorme. La DIAN aspira a reducir, de un tajo, en 50 por ciento la tasa de evasión en el corto plazo, y en su totalidad en el mediano plazo. Las empresas se encontrarán con ahorros notables y una mayor eficiencia en sus procesos, puesto que el costo del ciclo de vida completo de una factura se reducirá en más del 80%, y las pyme colombianas tendrán tiquete de entrada al mundo formal del factoring digital. Parece un negocio en el que todos ganan y las experiencias internacionales así lo confirman. Aunque el documento en papel todavía domina el panorama, proyectos de factura electrónica han sido puestos en marcha en todo el mundo. En Brasil y México la facturación electrónica está implantada en el 100 % de los contribuyentes y en varios países europeos es opcional, pero obligatorio para las entidades públicas, que suelen ser responsables de al menos el 18 % de las compras en la mayoría de casos. En Europa la e-factura ha sido acogida como parte de los procesos de transformación digital y el foco está puesto en mejorar la eficiencia y la competitividad de las empresas, en tanto que en Latinoamérica se ha masificado básicamente como una medida de control fiscal, dadas las altas tasas de evasión y fraude en la región.

En el caso colombiano, además del control a la evasión, la DIAN quiso agregar un ingrediente nuevo, que los expertos en la materia han aplaudido: la integración con el beneficio del factoring. El proyecto de factura electrónica colombiano está atado a la creación de un registro único de facturas, que garantiza la trazabilidad de las mismas y su consulta rápida por los actores que participan en los mercados de compra y venta de estos documentos. Actualmente, se estima que alrededor del 7% de las facturas totales que circulan en el país van a los mercados formales de factoring, pero con el nuevo sistema de facturación electrónica se espera que se llegue al 30% del universo. Las pyme deberían estar especialmente interesadas en este elemento. El factoring en una fuente alternativa de financiación para empresas que no pueden esperar 90 días hasta que la factura sea convertida en dinero real. Hoy muchas de ellas acuden a mercados informales, pagando tasas de usura, para monetizar estos documentos antes de la fecha estipulada, pero con el nuevo sistema se fortalecerá un mercado legal y transparente, que será atractivo para el sector financiero y de fácil acceso para las pyme. Ya no habrá que acudir hasta las oficinas de los compradores (generalmente fondos de inversión, corredores de bolsa y fiduciarias) ni empeñarse en demostrar la legitimidad de una factura, puesto que el comprador podrá revisarla en el registro único y habrá un mercado masivo en el que facturas de valores pequeños podrán participar. “El verdadero ahorro de costos de la factura electrónica en las pyme no es medioambiental, sino el hecho de asegurar que la factura llega al cliente y acceder a mecanismos de financiación alternativos”, explica Alberto Redondo, de la compañía española Seres, que participó en la consultoría del proyecto de la DIAN.

La eficiencia

Desde luego, la eficiencia en los procesos es uno de los atractivos de la factura electrónica. La actual facturación física implica una cadena de costos, especialmente logísticos, que incluye el valor del talonario, que suele venderse a razón de 360 pesos por factura; más el costo de la impresión, estimado en 50 pesos, y el costo del despacho, que oscila entre 600 y 3.000 pesos, dependiendo del volumen. Conservarlos en archivos durante cinco años como exige la ley, cuesta 5.000 pesos por cada una, lo que supone un precio promedio de entre 6.000 y 7.000 pesos, según cálculos de Certicámara. “Bajo el sistema de factura electrónica, todo el ciclo completo de vida, incluyendo la producción, el envío y el almacenamiento digital cuesta entre 350 y 800 pesos”, informa Héctor García, presidente de Certicámara, una de las empresas participantes del piloto establecido por DIAN para facturar con el nuevo sistema.

Para tener una idea de los ahorros que pueden lograrse, el Grupo Cadena ofrece un buen ejemplo. Ellos producen 50 millones de facturas en papel mensualmente para sus diferentes clientes, y en los últimos diez años han generado y entregado 5 billones de facturas. Todo eso pasará al mundo de los bits y la huella de carbono mejorará sustancialmente.  No obstante, ese no es el principal atractivo. “Estos beneficios son muy pequeñitos para justificar todo este operativo tan grande en un país. En realidad, el principal beneficio es la recaudación y el factoring”, sostiene Mario Fernández, CEO de Gosocket, una compañía que provee servicios de facturación electrónica en varios países y que asesoró a la DIAN en el diseño del proyecto.

El negocio de fabricar facturas

Es claro que las empresas que proveen servicios de facturación electrónica están a las puertas de un verdadero festín. El negocio de fabricar las facturas de otros funciona como un BPO, en el que el cliente paga por cada factura generada. Los proveedores se encargan de todo el proceso, incluidas la entrega al destinatario y el almacenamiento. Pero el negocio permite ir más allá de solamente generarle facturas a las empresas. El servicio se puede complementar con otros servicios de valor agregado, como los portales de clientes, la radicación de las facturas que el cliente recibe y su introducción en el sistema ERP de la empresa, y especialmente, las soluciones financieras alrededor de la compra y venta de facturas, mediante el mercado conocido como factoring. Gosocket, por ejemplo, es una red de relacionamiento empresarial basada en el intercambio de facturas electrónicas, que se ofrece como complemento al software de facturación Signature, con presencia en diez países de la región. Su fundador, Mario Fernández, está tratando de explotar al máximo las posibilidades que este nuevo mundo ofrece. Gosocket pretende ser una especie de “Facebook empresarial” a partir de facturas. El acceso es gratuito, pero se monetiza mediante servicios financieros, y otras opciones como botones de pago que faciliten las operaciones con facturas sobre dispositivos móviles.

La DIAN autorizará a varios operadores tecnológicos para prestar sus servicios bajo el nuevo modelo establecido con el decreto 2242 de 2015, que es el que puso en marcha la nueva era de la factura electrónica en el país. A partir de ahora sólo quienes obtengan la nueva certificación de la DIAN podrán explotar esta actividad, y están candidatizados y en espera de la decisión final, las siguientes empresas: Carvajal (que es el jugador número uno en este mercado), F&M, Grupo Cadena, Certicámara, Paradigma, Egesa, The Factory HKA, Napsis, Edición Facture SAS y Safetti. Todos ellos llevan años en el negocio de proveer plataformas de facturación para las empresas, pero lo hacían bajo el marco regulatorio anterior (ver recuadro), el cual tuvo vigencia hasta el pasado 31 de diciembre, y tuvieron que ajustar sus tecnologías para cumplir con los nuevos estándares adoptados por la DIAN.

El modelo de funcionamiento de la factura electrónica en Colombia supone que los contribuyentes no tendrán que complicarse con desarrollos o adquisiciones de tecnología, sino que acudirán a estos proveedores tecnológicos certificados por la DIAN, quienes se encargarán de generar las facturas por ellos, en un típico proceso de outsourcing. El mercado potencial que estos proveedores disputarán es de al menos 9.700 grandes empresas y 29.100 medianas, ubicadas en las regiones Antioquia, Pacífico, Bogotá, eje cafetero, Santander y Valle del Cauca. Las mipyme, así como los profesionales independientes no tendrán que pagar un peso, sino que utilizarán una plataforma gratuita provista por la DIAN, vía Web, para generar sus facturas.

La factura electrónica es importante en la economía por las razones que se han mencionado, pero sobre todo, es una gran oportunidad para la formación de nuevo negocios alrededor de ella. Además de factoring se pueden ofrecer pasarelas de pago, conciliación del recaudo, servicios de comunicación con los receptores de las facturas a través de correo electrónico, mensajería y chat, y se pueden llevar al mundo digital las campañas de promociones y mercadeo de productos y servicios que ya se realizan sobre facturas en papel, con la ventaja de la personalización para cada individuo que permiten las tecnologías de la información. Es claro que los proveedores tecnológicos no se limitarán sólo a generar facturas. Carlos Matallana, presidente de Dispapeles, hace énfasis en el interés que su compañía tiene en el campo de la consultoría de procesos. “La facturación electrónica ofrece una oportunidad increíble para las empresas, pero hay una complejidad grande en su adopción y nosotros ofrecemos la consultoría para facilitarla”, explica.

Paso a paso

Es importante aclarar que la factura electrónica es un tipo de documento digital, en formato xml, que cumple con especificaciones establecidas por la DIAN. Es decir, el decreto 2242 lo que introdujo fue, por una parte, la obligatoriedad de la facturación electrónica con fines de masificación y control fiscal, y por el otro la especificación de un estándar tecnológico nacional único, que todos los contribuyentes deben adoptar.

El sistema funcionará de la siguiente manera: Una empresa cualquiera contrata a un operador tecnológico, quién le prestará el servicio de emisión y recepción de facturas electrónicas a través de un software que se instala en el computador del contribuyente. Y antes de entregar la factura electrónica a su destinatario, el operador deberá surtir un proceso de validación ante la DIAN. Sin esta validación técnica previa, la factura no tendrá reconocimiento tributario. De esta manera, pasarán por la DIAN durante las 48 horas siguientes a su expedición, todas las facturas que se produzcan en el país, y la autoridad tributaria ya no necesitará esperar dos meses como hasta ahora para recibir los reportes de facturación de los contribuyentes. Se sabe que en el ejercicio piloto que se ha llevado a cabo desde el mes de febrero, los funcionarios de la DIAN pudieron observar con detalle cada factura emitida en territorio colombiano, conociendo el valor de todas las transacciones, la ubicación geográfica y toda la información de interés para el control fiscal.

Una vez validada la factura por la DIAN, será enviada al receptor de la misma, quien tendrá plazo de tres días hábiles para acusar recibo y aceptar o rechazar el documento. Al mismo tiempo, la factura recibirá un número de identificación y será incluida en el registro único, una base de datos de todas las facturas electrónicas del país, el cual constituye la valiosa pieza que se espera facilite las transacciones rápidas y transparentes en el mercado de factoring. El receptor de la factura recibirá a través del correo electrónico dos archivos, uno en formato pdf con la representación gráfica de la factura, para comprensión humana, y otro en formato xml, con los datos digitales para comprensión por el software de gestión del negocio que la empresa utilice.

Todo será manejado sobre plataformas seguras, con sistemas de autenticación de firma digital y cumpliendo los estándares de protección establecidos por la DIAN. De ello se encargan los proveedores tecnológicos, y los contribuyentes no tendrán que instalar nada ni desarrollar soluciones informáticas propias, a menos que así lo deseen. Las empresas grandes pagarán por este servicio mientras las pequeñas lo obtendrán de modo gratuito por la DIAN, aunque seguramente en una modalidad básica, es decir, sin los servicios de valor agregado que ofrecen los proveedores certificados.

El plazo

¿Podrán los contribuyentes colombianos estar listos antes del 1 de enero de 2019? Héctor García cree que no. “La verdad es un plazo muy corto; las empresas de las grandes ciudades seguramente podrán hacerlo, pero para las mipymes de ciudades pequeñas y regiones apartadas, en donde hay problemas de conectividad, será difícil lograrlo”, asegura. Sin acceso a Internet no hay facturación electrónica y adicionalmente deben estar preparados tanto quienes emiten como quienes reciben facturas. Oscar Moreno, director de Facturaenlinea.co, un operador que ha procesado 4,6 billones de pesos en facturas electrónicas bajo el marco regulatorio anterior, también considera que el plazo fijado “es demasiado ambicioso”.

Los proveedores tecnológicos están listos y ya probaron sus plataformas en el piloto de la DIAN, pero  no se tiene noticia de la solución gratuita para pymes. “Vemos a la DIAN muy atrasada en cuanto al desarrollo de la plataforma gratuita para mipymes, y creemos que debería ser una única plataforma para todos, para grandes y mipymes”, opina el Héctor García.

A Chile le tomó casi 14 años llegar a la implantación total de la facturación electrónica. En Colombia la obligatoriedad con fecha concreta introducida por la reforma tributaria podría acelerar el proceso, pero los expertos creen que ni siquiera así resulta realista el plazo previsto. En el año 2013 la DIAN estimaba que al comenzar el presente año (2017) todos los contribuyentes estarían facturando electrónicamente, pero fue necesario reprogramar el calendario de implantación, porque se trata de un proyecto complejo. Durante el año 2016 se llevó a cabo un primer piloto con 58 empresas, para poner a prueba el sistema. Ese piloto fue un éxito y estaba previsto que la DIAN comenzaría a exigir progresivamente a grupos de empresas la migración al nuevo esquema, teniendo en cuenta criterios como volumen de facturación o riesgo de evasión. Pero la reforma tributaria “metió la cucharada” en el proyecto y estableció la fecha 1 de enero de 2019 como plazo máximo de obligatorio cumplimiento.

El tedioso proceso de “patinar” una factura, esperando a veces semanas para que sea aprobada, deberá ser historia a partir de 2019. Y aunque, como dice Alberto Redondo, de Seres, “no conozco ningún país en donde los empresarios y los ciudadanos quieran pagar impuestos”, en realidad nadie se ha levantado en contra del proyecto de facturación electrónica en Colombia, porque sus beneficios saltan a la vista. “Es de interés de las empresas cambiar el proceso de facturación que es obsoleto y poco productivo, por uno que es productivo, y además es una medida de la OCDE”, agrega Redondo. De hecho, muchas empresas lo adoptaron en diferentes países sin que ley alguna los obligara, sino como parte de los procesos de trasformación digital. “Para el comercio internacional, para la imagen externa del país y para la transparencia de las transacciones, la facturación electrónica es un paso necesario”, dice Eduardo Rincón, presidente de la Asociación colombiana de factoring.

 

— Recuadro 1 —

Razones para cambiar

Estas son las principales razones para adoptar la e-Factura:

  • Reducción de costos en impresión, distribución y almacenamiento. Es 80 % más barato que en papel.
  • Más eficiencia en la entrega de las facturas a los clientes y en su aprobación o rechazo.
  • Reducirá la evasión y mejorará el recaudo tributario. Se espera una reducción del 50 % en la evasión en la primera fase.
  • Ofrece más oportunidades para las pyme en el mercado del factoring (endoso de facturas para recibir el dinero anticipadamente). Podrán participar de modo rápido y transparente en este mercado.
  • Es amigable con el medio ambiente. Decenas de millones de impresiones en papel serán sustituidas por archivos de computador y no habrá que transportarlas, sino que serán enviadas vía correo electrónico.

 

— Recuadro 2 —

Una década de intentos

La figura de la factura electrónica fue introducida en el país por la Ley 962 de 2005, y fue reglamentada mediante el decreto 1.929 de 2007. Pero su impacto fue minúsculo y tan solo el 1 % de las empresas del país la adoptaron.

Fue el decreto 2242 de 2015 el que puso orden en casa y estableció nuevas reglas de juego. Con este decreto se garantiza la unicidad tecnológica de las facturas, la masificación por obligatoriedad y el carácter de título valor de estos documentos, lo que les confiere vida en un proceso judicial. El decreto 1349 de 2016 regula el registro de las facturas electrónicas y permite su circulación y cobro ejecutivo.

El despliegue del proyecto de factura electrónica sufrió algunos cambios por efecto de la reforma tributaria. El Congreso le metió mano al diseño original e incluyó un sorpresivo filtro adicional en el proceso de validación de las facturas antes de llegar a la DIAN. Fue la reforma tributaria la que estableció también la fecha del 1 de enero de 2019 como plazo máximo para la migración total al sistema.

Publicado originalmente en DINERO, edición 515, abril de 2017.

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